Instruks: VALGKOMITE KRETS

Valgkomite for krets skal overfor eiermøtet fremme forslag på kandidater til de ulike tillitsverv på nivå 1 i Nortura SA sin eierorganisasjon. Kandidater er eiere av et medlemsfortak, samt hustandsmedlem som deltar i drifta.

Sammensetning:

Valgkomite for krets består av to medlemmer, med en funksjonstid på to år. Medlemmet som er i sitt siste år av valgperioden er leder av valgkomiteen for kretsen. Organisasjonsleder skal bistå valgkomiteen med opplæring og relevant dokumentasjon. Organisasjonsleder kan være en støttespiller for medlemmene i valgkomiteen.

Oppgaver

Vedtektsfestet oppgaver:

• Valgkomite for kretsen består av to medlemmer, og skal fremme forslag på kandidater til valg i eiermøte, jf. §20 (funksjonstid).
  • Kretsleder (2 år – velges ikke samme året som nestleder i kretsen).
  • Nestleder i kretsen (2 år – velges ikke samme året som kretsleder).
  • Kretsrepresentanter utover kretsleder og nestleder i kretsen (2 år).
    • Gjelder kun hvis kretsen har flere enn to representanter i regionråd.
    • Antall kretsrepresentanter er basert på § 17 Medlemsvalgtes representasjon.
    • Det kan ikke velges flere kretsrepresentanter enn det kretsen har i regionråd (inkludert kretsleder og nestleder i kretsen).
  • To medlemmer til valgkomite for krets (2 år).
    • Medlemmet som er i sitt siste år av valgperioden er leder av valgkomiteen for kretsen.
• Valgkomiteene skal vurdere kandidatenes egnethet til tillitsverv i konsernet, basert på leveranseforhold, geografisk spredning, kompetanse og dyreslag. Det er et mål at kandidatene skal reflektere den totale eiermassen i foretaket.
  • Overordnet er det kandidatenes totale egnethet som skal vektlegges høyest.
  • Valgkomite for krets skal kartlegge og definere hvilke kvalifikasjoner som er ønskelig fra kandidater til de ulike vervene. Valgkomite for krets har definisjonsmulighet, basert på kartleggingsarbeidet.
  • Valgkomite for krets skal innhente informasjon om vervenes arbeidsmengde og orientere kandidatene om dette. Kandidater skal motta kopi av relevante instrukser.
• Innstilling fra valgkomiteen skal foreligge før innkalling til møte hvor valg skal avholdes sendes ut.
  • Valgkomiteens innstilling skal være en del av innkallingen og sakslisten som sendes ut til alle eiere i kretsen.
  • Om innstillingen ikke er enstemmig, skal dette komme fram av angivelse av stemmetall for de ulike forslag.
  • Innstilling fremlegges av leder i valgkomiteen, evt. stedfortreder, i eiermøtet.
  • Medlemmer i valgkomiteen har rett til å redegjøre for sine synspunkt og valgkomiteen har plikt til å besvare spørsmål fra eiermøtet. Valgkomiteen kan fremme endringer eller suppleringsforslag til sin innstilling i møte, hvis dette er nødvendig for å ha en komplett innstilling.
• Valgkomiteer på ulike nivå i organisasjonen skal ha en dialog om aktuelle kandidater som vurderes til verv.
  • Valgkomiteen for krets skal ha kontakt med regional valgkomite, slik det foregår en gjensidig utveksling av informasjon og opplysninger om kandidater til de ulike verv i organisasjonen.
  • Valgkomiteen for krets skal være en aktiv bidragsyter med innspill på aktuelle nåværende og fremtidig aktuelle kandidater til sentrale verv.

Særskilte oppgaver:

Leder i valgkomite for krets

• Kalle inn til møter i valgkomiteen.
• Lage agenda og lede møter.
• Delegere oppgaver og koordinere arbeidet blant valgkomiteens medlemmer.
• Sørge for at valgkomiteens arbeid følger vedtektene og instruks.
• Sørge for at valgkomiteen sitt arbeid er avsluttet slik at valgkomiteen sin innstilling kan følge innkalling.
• Orientere eiermøtet om valgkomiteens arbeid, og legge frem valgkomiteen innstilling.
• Være kontaktpunkt for tillitsvalgte og administrasjon på vegne av valgkomiteen.

Arbeidsform:

• Valgkomiteen skal, som grunnlag for sitt arbeid, få seg forelagt en oversikt over hvilke tillitsverv som er på valg, samt en oversikt over gjeldende godtgjørelser for tillitsvalgte.
• Valgkomiteen forplikter seg til å skaffe seg all informasjon om hvilke kvalifikasjoner og egenskaper som er ønskelig for aktuelle kandidater til de ulike tillitsvervene.
• Valgkomiteen skal ha samtaler med eksisterende tillitsvalgte på nivå 1 – både de som er på valg og de som ikke er på valg. Valgkomiteen vurderer om det er aktuelt å ha samtaler med medlemmet i arbeidsutvalget som er kontaktperson for kretsen.
• Valgkomiteen skal innhente informasjon om vervenes arbeidsmengde og orientere kandidatene om dette. Kandidater skal motta kopi av relevante instrukser.
• Komiteen skal forvisse seg om at de foreslåtte kandidater er valgbare i henhold til gjeldende regler for valgbarhet, samt innhente informasjon om aktuelle kandidatene er villige til å påta seg tillitsverv med de forventinger og forpliktelser som medfølger.
• Valgkomiteens innstilling skal så langt det er mulig være klar ved årsskiftet.