Instruks: ARBEIDSUTVALG

Arbeidsutvalget har det overordnede ansvaret for at det er en aktiv eierorganisasjon i regionen. Arbeidsutvalget er regionrådets utøvende organ. Arbeidsutvalget er bindeleddet mellom nivå 1 (kretsene) og nivå 3 (konsernstyret). Arbeidsutvalget har ingen instruksjonsmyndighet, men har mulighet til å fatte vedtak på vegne av eierne i regionen med mindre det foreligger et eksisterende vedtak fra regionrådet.

Sammensetning:

Arbeidsutvalget består av leder og nestleder i regionen, fem medlemmer basert på dyreslagsrepresentasjon og én ungdomsrepresentant, alle valgt av regionrådet. Regioner som mangler en eller flere av de fem hovedproduksjonene, får erstattet denne/disse med såkalt «frie» representanter, slik at arbeidsutvalget uansett består av 8 medlemmer. Leder og nestleder velges for ett år, de øvrige velges for to år.

Organisasjonsleder skal bistå utvalget med sekretærhjelp, og sørge for god og relevant saksforberedelse og møtedokumentasjon. Administrasjonen og konsernstyret skal, i samarbeid med leder i arbeidsutvalget, sørge for at saksbehandlingen skjer på et tidspunkt som gir utvalget en reell innflytelse i saker innenfor sitt ansvarsområde.

Oppgaver

Vedtektsfestet oppgaver:

• Planlegge og gjennomføre eieraktivitet i regionen
  • Sikre at alle eiere i regionen har et godt aktivitetstilbud.
  • Dette kan være aktivitet i egen regi, rettet mot alle eiere i regionen.
• Planlegge møter i- og forberede saker til regionrådet
  • Bestemmer tid og sted for møter i regionråd innenfor en nærmere angitt tidsramme, i samarbeid med organisasjonsleder
  • Sikre at regionrådet behandler de vedtektsfestede sakene.
  • Fremme og forberede saker, med forslag til vedtak, utover vedtektsfestede saker.
  • Inkludere øvrige poster, som kompetanseheving og erfaringsutveksling, på programmet dersom det tidsmessig er rom for det.
• Definere og fremme saker på vegne av andelseiere i regionen
  • Sende inn saker, med forslag til vedtak, til behandling i konsernråd og årsmøtet.
  • Sende saker med arbeidsutvalgets vedtak til konsernstyret.
  • Fremme saker/utfordringer knyttet til hverdagssamvirket, som administrasjonen kan følge opp.
• Være kontaktperson for distriktsutvalg
  • Alle distriktsutvalg i regionen skal ha en kontaktperson fra arbeidsutvalget. Det kan være aktuelt at såkalte «frie» representanter er kontaktperson for to distriktsutvalg. Ungdomsrepresentant skal i utgangspunktet ikke være kontaktperson for et distriktsutvalg. 
  • Som kontaktperson i et distriktsutvalg skal arbeidsutvalgsmedlemmene motta kopi av innkalling, saksliste og referat fra møtene.
  • Kontaktperson fra arbeidsutvalget deltar på møtene i distriktsutvalget ved behov. Distriktsutvalget sitt eget ønske om deltakelse fra arbeidsutvalget skal vektes høyt. Det er forventet at kontaktperson fra arbeidsutvalget deltar på møtene i forkant av hvert regionråd.
  • Arbeidsutvalgsmedlemmer er ikke en formell del av distriktsutvalget, og kan ikke velges som leder i distriktsutvalget. Kontaktperson fra arbeidsutvalget skal ha løpende dialog med leder i distriktsutvalget.
• Følge opp og støtte distriktsutvalget i deres arbeid
  • Overordnet ansvar for at det er en aktiv eierorganisasjon i regionen, og iverksette tiltak der hvor det er nødvendig.
  • Orienterer fra arbeidsutvalgets arbeid og ta opp saker som arbeidsutvalget ønsker å ha til behandling i distriktsutvalget.
  • Ta med seg aktuelle saker fra distriktsutvalget til arbeidsutvalget.
  • Være en støttespiller til distriktsutvalget, og ta en aktiv rolle for at distriktsutvalget arbeider på en formålstjenlig måte.
• Følge opp saker fra distriktsutvalg og vedtak fra regionrådet
  • Dette kan enten være saker som kommer direkte fra distriktsutvalg, eller som bringes inn via den i arbeidsutvalget som er kontaktperson i distriktsutvalget.
  • Gi distriktsutvalget tilbakemelding på arbeidsutvalgets behandling av saken.
  • Følge opp formelle vedtak i regionrådet og holde regionrådet oppdatert på status.
• Være et rådgivende organ for konsernstyret
  • Komme med løpende innspill og råd til konsernstyret.
  • Sørge for at konsernstyret har kjennskap til hva arbeidsutvalget, og derav eierne i regionen, mener om relevante saker.
  • Komme med tydelige tilbakemeldinger til konsernstyret på deres arbeid gjennom årsmøtet og konsernråd.
  • Arbeidsutvalget utnevner stedfortreder for AU-ledelsen i konsernråd ved behov.
• Gi innspill på tilførselsarbeidet i Nortura
  • Benytte eget nettverk og lokalkunnskap for å holde tilførselsleder oppdatert om gårdsoverdragelser i regionen, samt andre potensielle leverandører til Nortura.
  • Bistå tilførselsleder i arbeidet med å informere produsenter i regionen om Nortura sine leveringsvilkår, vår virksomhet og landbrukssamvirke.
  • Være en sparringspartner for tilførselsleder om lokale forhold, som kan være med på å beholde og styrke vår markedsandel i regionen.
  • Fremme saker og utfordringer fra eierne i regionen, knyttet til hverdagssamvirket, som tilførselsleder kan følge opp.
  • Komme med forslag til strategiske og taktiske grep for å lykke i tilførselsarbeidet i regionen.
  • Sikre at det gjennomføres tiltak for å imøtekomme nye eiere i regionen.
• Kompetansebygging om Nortura SA i regionen
  • Bidra til å bygge kompetanse og kunnskap om Nortura, til prioriterte målgrupper:
    • i. Tillitsvalgte i faglagene
    • ii. Tillitsvalgte i landbrukssamvirkene og interesseorganisasjoner for landbruket
    • iii. Politikere og byråkrater, lokalt og regionalt
    • iv. Elever og lærere ved landbruksskoler (gjennomføres i de regionale landbrukssamvirkene)
    • v. Relevante næringslivsaktører

Andre oppgaver:

Andre oppgaver er oppgaver og forventninger til utvalget/organet som ikke er beskrevet i vedtektene, men definert gjennom denne vedtatte instruksen. Hvis utvalget/organet må prioritere oppgaver, skal de vedtektsfestede oppgavene være prioritert høyest.

• Delta på arrangementer i regi av distriktsutvalg eller administrasjonen dersom det er ønskelig.
• Sørge for god kontakt og representasjon hos øvrige landbruksorganisasjoner i regionen, og prioritere å samarbeide om aktiviteter der dette er hensiktsmessig.
• Representere regionen i møter og aktivitet i de regionale landbrukssamvirkene.

Særskilte oppgaver:

Leder i arbeidsutvalget

• Være Nortura sin fremste tillitsvalgt og talsperson i regionen. Dette innebærer også mediekontakt.
• Representere regionråd og eierne i regionen der det framstår naturlig.
• Kalle inn til møter i arbeidsutvalget.
• Lage agenda og lede møter i arbeidsutvalget.
• Delegere oppgaver og aktuelle ansvarsområder mellom medlemmene i arbeidsutvalget.
• Være kontaktpunkt for tillitsvalgte og administrasjon på vegne av regionen.
• Ha løpende kontakt med kontaktperson fra konsernstyret, og avklare omfanget av konsernstyremedlemmets deltakelse i møtene.
• Lede møtene i regionrådet.
• Bringe regionrådets synspunkter og vedtak til konsernstyret og konsernråd.
• Avklare med utvalgets medlemmer om hvilken informasjon fra utvalgets arbeid som skal og bør formidles videre til eierorganisasjonen, samtidig som man ivaretar taushetsplikten og konkurransesensitiv informasjon. Dette gjøres i samråd med administrasjonen og kontaktperson fra konsernstyret.
• Ansvar for at regionrådet holdes orientert om virksomheten i konsernet og i regionen.
• Kontakt med øvrige landbruksorganisasjoner.
• Bidra på tillitsvalgtopplæring.
• Ha løpende dialog med nestleder i arbeidsutvalget.
• Ha løpende dialog med organisasjonsleder i regionen.
• Representere regionen i konsernråd og årsmøtet.

Nestleder i arbeidsutvalget

• Være stedfortreder i arbeidsutvalgsleder sitt fravær.
• Ha løpende dialog med leder i arbeidsutvalget.
• Avlaste arbeidsutvalgsleder i dens særskilte oppgaver.
• Representere regionråd og andelseiere i regionen der det framstår naturlig.
• Representere regionen i konsernråd og årsmøtet.

Dyreslagsrepresentanter i arbeidsutvalget

• Representere regionen i fagutvalg og årsmøtet.
• Holde arbeidsutvalget oppdatert på aktuelle saker i fagutvalget.
• Være Nortura sin fremste tillitsvalgt og talsperson i regionen på sitt dyreslag.
• Representere regionråd og eierne i regionen der det framstår naturlig, spesielt i dyreslagsspesifikke fora.
• Ha løpende dialog med sitt personlige varamedlem i arbeidsutvalget, og bruke denne som sparringpartner. Holde varamedlem orientert om aktuelle saker i fagutvalg og arbeidsutvalg.
• Kan knytte til seg opp til to eiere innen dyreslaget, i tillegg til varamedlem, slik at disse kan utgjøre en ressursgruppe for dyreslagsrepresentanten. Denne gruppen skal være med på å avlaste dyreslagsrepresentanten i sine arbeidsoppgaver, blant annet ved gjennomføring av aktivitet og representasjon. Dyreslagsrepresentanten er leder for ressursgruppen. Arbeidsutvalget og distriktsutvalgene skal være orientert om hvilke eiere som utgjør ressursgruppene.
• Ha løpende dialog med administrasjonen (tilførselsleder/fagansvarlig) om faglige aktiviteter og tilførselssituasjonen i regionen.
• Være en ressurs i arbeidsutvalget også på saker/oppgaver som ikke er dyreslagsspesifikke.

«Frie» representanter i arbeidsutvalget

• Kommer inn dersom det i en region mangler ett eller flere dyreslag
• Dersom arbeidsutvalget ønsker det, kan fri representant få spesifikke ansvarsområder.
• Dersom det er gode grunner til det, kan fri representant få ansvar for å være kontaktperson inn mot to distriktsutvalg.
• Representere regionråd og andelseiere i regionen der det framstår naturlig.
• Representere regionen i årsmøtet.

Ungdomsrepresentant i arbeidsutvalget

• Representere regionen i ungdomsutvalget og årsmøtet.
• Holde arbeidsutvalget oppdatert på aktuelle saker i ungdomsutvalget.
• Representere regionråd og eierne i regionen der det framstår naturlig.
• Representere Nortura i regionale møter hos våre samarbeidspartnere, som Norges Bygdeungdomslag og 4H Norge, samt andre regionale arrangement hvor unge bønder er målgruppen (som Ny Bonde-samlinger)
• Kan knytte til seg opp til to produsenter under 30 år, slik at disse utgjør en ressursgruppe for ungdomsrepresentanten. Denne ressursgruppen skal brukes som et diskusjonsforum for ungdomsrepresentanten. Ungdomsrepresentanten er leder for ressursgruppen. Arbeidsutvalget og distriktsutvalgene skal være orientert om hvem som er en del av ressursgruppen.
• Være en støttespiller for distriktsutvalgene, med fokus på rekruttering og nye brukere.

Varamedlemmer til arbeidsutvalget

• Være stedfortreder hvis medlem i arbeidsutvalget må melde forfall.
• Skal fungere som sparringpartnere for dyreslagsrepresentantene/«frie» representanter.
• Inngår i evt. ressursgruppe for dyreslagsrepresentantene.
• Holde seg løpende orientert om arbeidet i arbeidsutvalg og fagutvalg. Selv om hovedansvaret for dette ligger hos dyreslagsrepresentantene, så kan varamedlemmene med fordel være med å initiere aktiv dialog.
• Få tilsendt innkalling til, og referat fra, møter i Arbeidsutvalget

Arbeidsform:

• Det er opp til arbeidsutvalget selv å definere behov for møter. Det vil imidlertid være naturlig å legge opp til møter etterkant av konsernstyret sine møter. Det skal fortrinnsvis gjennomføres digitale møter, men fysiske møter bør også gjennomføres for å bygge samhold og en god kultur i utvalget.
• Det skal sendes ut saksliste og sakspapir i forkant av møtene. Disse skal sendes til utvalgets medlemmer senest sju dager i forkant.
• Arbeidsutvalgsleder og kontaktpersonen fra konsernstyret har løpende dialog og avklarer omfanget for konsernstyremedlemmets deltakelse i arbeidsutvalgsmøter.
• Kontaktperson fra konsernstyret skal motta kopi av innkalling, saksliste og referat fra møtene.
• Arbeidsutvalget skal på første møte i arbeidsåret ha en gjennomgang av denne instruksen, og gjennomføre en forventningsavklaring blant utvalgets medlemmer, varamedlemmer og kontaktperson fra konsernstyret.
• Arbeidsutvalget skal ha i løpet av arbeidsåret ha en evaluering om eget arbeid.
• Representanter fra administrasjonen kalles inn i møter etter behov.