Instruks: KRETSREPRESENTANT & DISTRIKTSUTVALG

Kretsrepresentanter skal representere meningene fra eierne i kretsen, og har en koordinerende og ledende rolle i medlemsarbeidet og eiermøtene i kretsen. Kretsrepresentanter er bindeleddet mellom den enkelte eier og medlemsdemokratiet. Kretsrepresentanter utgjør et distriktsutvalg, sammen med kretsrepresentanter fra kretser i samme distrikt.

Distriktsutvalget er det utøvende organet for eierne i et distrikt.

Distriktsutvalget er bindeleddet mellom nivå 1 (eierne og kretsene) og nivå 2 (arbeidsutvalget og regionen). Distriktsutvalget har ingen instruksjonsmyndighet, men har mulighet til å fatte vedtak på vegne av eierne i distriktet, med mindre det foreligger et eksisterende vedtak fra eiermøtet.

Sammensetning:

Alle kretsrepresentanter velges på eiermøter, for to år om gangen. Kretsleder og nestleder i kretsen er også definert som kretsrepresentanter. Distriktsutvalget består av alle kretsrepresentanter i fra kretsene. Regionråd bestemmer hvilke kretser som tilhører distriktet og dermed distriktsutvalget.

Leder av distriktsutvalget velges av og blant alle medlemmene i utvalget. Funksjonstiden for leder av distriktsutvalget er på 1 år.

Organisasjonsleder skal bistå distriktsutvalget med opplæring og relevant dokumentasjon.

Organisasjonsleder kan benyttes som en støttespiller for distriktsutvalget. Administrasjonen og arbeidsutvalget skal, i samarbeid med leder i distriktsutvalget, sørge for at saksbehandlingen skjer på et tidspunkt som gir utvalget en reell innflytelse i saker innenfor sitt ansvarsområde.

Oppgaver distriktsutvalg:

Vedtektsfestet oppgaver:

• Planlegge og gjennomføre eieraktivitet i distriktet
  • Lage en arbeidsplan for arbeidsåret. Fortrinnsvis prioritere aktivitet som blir etterspurt av eierne i kretsene.
    • Eiermøter (eksempel: informasjons- og diskusjonsmøter, eiermøtet i februar/mars e.l.)
    • Faglig og/eller sosial aktivitet (eksempel: fagmøter innenfor ett eller flere dyreslag, Ny i Nortura-møter, grillkvelder, fjøsåpninger e.l.)
  • Skaffe eller bestille nødvendig utstyr, lokaler og bevertning til aktiviteter.
  • Sørge for tilstrekkelig bemanning for gjennomføring av aktiviteter.
  • Evaluere og oppsummere eieraktiviteten i distriktet en gang i året.
• Fremme saker på vegne av andelseiere i distriktet
  • Gjennomføre eieraktivitet for å synliggjøre seg selv og rollen som representant for alle eierne i distriktet.
  • Gjøre eierne i distriktet kjent med sine tillitsvalgte, og ha løpende dialog med enkelteiere.
  • Sende inn saker, med forslag til vedtak, til behandling i regionråd.
  • Fremme saker/utfordringer knyttet til hverdagssamvirket, som administrasjonen kan følge opp.
• Være et rådgivende organ for arbeidsutvalget
  • Komme med løpende innspill og råd til arbeidsutvalget.
  • Sørge for at arbeidsutvalget har kjennskap til hva distriktsutvalget, derav eierne i distriktet, mener om relevante saker.
  • Komme med tydelige tilbakemeldinger til arbeidsutvalget på deres arbeid gjennom regionråd.
• Gi innspill til administrasjonen i Nortura SA i tilførselsarbeidet
  • Benytte eget nettverk og lokalkunnskap for å holde tilførselsleder oppdatert om gårdsoverdragelser i distriktet, samt andre potensielle leverandører til Nortura.
  • Bistå tilførselsleder i arbeidet med å informere produsenter i distriktet om Nortura sine leveringsvilkår, vår virksomhet og landbrukssamvirket.
  • Være en sparringspartner for tilførselsleder om lokale forhold, som kan være med på å beholde og styrke vår markedsandel i distriktet.
  • Fremme saker og utfordringer fra eierne i distriktet, knyttet til hverdagssamvirket, som tilførselsleder kan følge opp.

Andre oppgaver:

Andre oppgaver er oppgaver og forventninger til utvalget/organet som ikke er beskrevet i vedtektene, men definert gjennom denne vedtatte instruksen. Hvis utvalget/organet må prioritere oppgaver, skal de vedtektsfestede oppgavene være prioritert høyest.

• Kontakter nye, og mulige, eiere med informasjon om Nortura og vårt tilbud for nye brukere, særlig relevant ved eierskifte.
• Gjennomføre aktiviteter for å synliggjøre Nortura og våre merkevarer (eksempel: stand på bygdedager, landbruksmesser, Åpen Gård e.l.)
• Gjennomføre aktiviteter for å øke kompetansen om Nortura og norsk landbruk blant lokalbefolkningen (eksempel: gårdsbesøk av barneskoleklasser og lokale politikere, innlegg på lokale møter e.l.).
• Sørge for god kontakt øvrige landbruksorganisasjoner i distriktet, og prioritere å samarbeide om aktiviteter der dette er hensiktsmessig.

Oppgaver kretsrepresentant:

Vedtektsfestet oppgaver:

• Representere andelseiere fra sin krets i distriktsutvalget og regionråd
  • Alle kretsrepresentanter skal være en aktiv del av distriktsutvalget.
  • Kretsleder skal være representert i regionråd.
  • Nestleder skal være representert i regionråd hvis kretsleder melder forfall.
  • Hvis kretsen har to plasser i regionråd, skal både leder og nestleder være representert i regionråd (uten varamedlemmer).
  • Hvis kretsen har flere enn to plasser i regionråd, skal både leder, nestleder og kretsrepresentanter være representert i regionråd (uten varamedlemmer).
  • Der det ikke er vedtak fra eiermøte, har kretsrepresentantene definisjonsmulighet på vegne av eierne i sin krets.
• Følge opp vedtak fra eiermøter
  • Legge til rette for at det gjøres vedtak fra eiermøter der det er naturlig og ønskelig.
  • Sørge for at vedtak fra eiermøter blir videreformidlet internt i eierorganisasjonen og administrasjonen.
  • Aktivt jobbe for at eierne får gjennomslag for sine vedtak fra eiermøtene.
• Planlegge og gjennomføre eiermøter i kretsen
  • Planlegges og gjennomføres gjennom distriktsutvalget.
  • Vurdere når det er behov for eiermøter eller aktivitet i egen kretsen.
  • For det formelle møtet i februar/mars er det administrasjonen som definerer dato for møte, men kretsleder organiserer det praktiske (lokal og bevertning) og definere tidspunkt for møtestart.
• Lede eiermøtet med mindre det velges annen møteleder i møtet
  • Definere hvilke saker som skal behandles i et eiermøte.
  • Sørge for god behandling av saker. Sikre at alle eiere blir hørt.
  • Være med på å skape gode og ryddige diskusjoner på tvers av eiere.

Særskilte oppgaver:

Leder i distriktsutvalget

• Kalle inn til distriktutvalgsmøter.
• Lage agenda og lede distriktutvalgsmøter.
• Delegere oppgaver og ansvar mellom medlemmene i distriktsutvalget.
• Sørge for at det blir referert fra distriktutvalgsmøtene.
• Sørge for at alle medlemmer i distriktsutvalget er oppdatert på hva som har blitt diskutert og bestemt i regionråd, enten gjennom møte, telefon eller e-post.
• Være kontaktpunkt for andre eiertillitsvalgte og administrasjonen på vegne av distriktet.
• Avklare med kontaktperson fra arbeidsutvalget om det er behov for deltakelse i møtene til distriktsutvalget og om arbeidsutvalget har saker til behandling i distriktsutvalget.
• Sørge for at alle medlemmer i distriktsutvalget blir orientert om hva som er diskutert og bestemt i et regionråd.
• Avklare med utvalgets medlemmer om hvilken informasjon fra utvalgets arbeid som skal og bør formidles videre til eierorganisasjonen, samtidig som man ivaretar taushetsplikten og konkurransesensitiv informasjon. Dette gjøres i samråd med administrasjonen og kontaktperson fra arbeidsutvalget.
• Inviterer administrasjonen til møter ved behov.

Medlemmer i distriktsutvalget

• Bidra til at distriktsutvalget får gjennomført sine oppgaver.
• Gjennomføre aktivitet for å synliggjøre seg selv og rollen som representant for eierne i distriktet.
• Ha løpende dialog med eiere i distriktet.

Kretsleder

• Organisere det praktiske til eiermøtet – skaffe eller bestille nødvendig utstyr, lokaler og bevertning.
• Være møteleder for det årlige eiermøtet hvis ikke annet blir bestemt i møtet.
• Har et ekstraordinært ansvar for å bringe eiernes synspunkter videre inn i eierorganisasjonen og til administrasjonen.
• Være en sparringspartner for valgkomiteen til kretsen, samt kontrollere at valgkomiteen gjennomfører sine oppgaver.

Nestleder i kretsen

• Være stedfortreder for kretsleder.
• Avlaste kretsleder i dens særskilte oppgaver.
• Være en sparringspartner for kretsleder.

Arbeidsform: 

• På det første møte i distriktsutvalget skal det velges en leder. Den som får flest stemmer blir valgt som leder av distriktsutvalget.
• Distriktsutvalget kan selv velge å endre hvem som er leder i distriktsutvalget i løpet av funksjonstiden hvis det er behov. Dette må skje på et eget møte. Kontaktperson i arbeidsutvalget og organisasjonsleder skal være varslet om dette i forkant eller være innkalt til møte.
• Distriktsutvalget skal minimum ha ett møte i forkant av hvert regionråd.
  • På møte i forkant av regionråd i mars, skal distriktsutvalget bli enige om en aktivitetsplan for året. Denne sendes til organisasjonsleder i etterkant av møtene.
  • På møte i forkant av regionråd på høsten, skal eiermøtene i kretsene være på agendaen. Hva er status for det praktiske, hvilke saker som er aktuelle for eiermøte å diskutere.
• Distriktsutvalget skal utarbeide en aktivitetsplan. Aktivitetsplanen må være utarbeidet i forkant av eiermøtet, bli orientert om i eiermøtet, samt vedtatt av distriktsutvalget før regionråd i mars. Aktivitetsplanen skal deles med administrasjonen og arbeidsutvalget.
• Medlem i arbeidsutvalget som er kontaktperson for distriktsutvalget, skal motta kopi av innkalling, saksliste og referat fra møtene.
• Kontaktperson fra arbeidsutvalget deltar på møtene i distriktsutvalget ved behov. Distriktsutvalget sitt eget ønske om deltakelse fra arbeidsutvalget skal vektes høyt. Kontaktperson fra arbeidsutvalget bør delta på møtene i forkant av hvert regionråd.
• Det skal fortrinnsvis gjennomføres digitale møter, men fysiske møter bør også gjennomføres for å bygge samhold og en god kultur i utvalget.
• Kretsrepresentanter kan ved behov ha egne arbeidsmøter for egen krets, utover møter i distriktsutvalget.