Instruks: SENTRAL VALGKOMITE

Sentral valgkomite skal overfor årsmøtet fremme forslag på kandidater til de ulike tillitsverv på nivå 3 i Nortura SA sin eierorganisasjon. Kandidater er eiere av et medlemsfortak, samt hustandsmedlem som deltar i drifta. Sentral valgkomite skal fremme forslag om godtgjørelse og gjeldende vilkår for alle tillitsvalgt verv på samtlige nivå i organisasjonen.

Sammensetning:

Sentral valgkomite består av ett medlem fra hver region, med en funksjonstid på tre år. Hvert medlem i den sentrale valgkomiteen har personlige varamedlemmer, med funksjonstid på ett år. Leder og nestleder av valgkomiteen velges blant medlemmene, valgt av årsmøtet med funksjonstid på ett år.

Administrasjonen skal bistå valgkomiteen med sekretærhjelp, og sørge for relevant møteforberedelse og møtedokumentasjon.

Oppgaver

Vedtektsfestet oppgaver:

• Sentral valgkomite består av seks medlemmer og skal fremme forslag på kandidater til valg i årsmøte jf. §26 (funksjonstid).
  • Styreleder av konsernstyret (1 år).
  • Åtte styremedlemmer (2 år).
  • Nestleder i konsernstyret (1 år).
    • Velges blant medlemmene i konsernstyret.
  • Fire varamedlemmer i nummerorden (1 år).
  • Tre medlemmer til kontrollkomiteen (3 år).
  • Leder i kontrollkomiteen (1 år).
    • Velges blant medlemmene i kontrollkomiteen.
  • Varamedlem til kontrollkomite (1 år).
  • Ordfører og varaordfører for årsmøtet (1 år).
  • Seks medlemmer til sentral valgkomite (3 år).
    • Ett medlem fra hver region.
    • Medlemmer i valgkomiteen kan ikke inneha vervet i mer enn en periode om gangen.
  • Leder og nestleder i sentral valgkomite (1 år).
    • Velges blant medlemmene i sentral valgkomite.
  • Personlige varamedlemmer til valgkomiteen (1 år).
    • Ett medlem fra hver region.
• Valgkomiteene skal vurdere kandidatenes egnethet til tillitsverv i konsernet, basert på leveranseforhold, geografisk spredning, kompetanse og dyreslag. Det er et mål at kandidatene skal reflektere den totale eiermassen i foretaket.
  • Overordnet er det kandidatenes totale egnethet som skal vektlegges høyest.
  • Sentral valgkomite skal kartlegge og definere hvilke kvalifikasjoner som er ønskelig fra kandidater til de ulike vervene. Sentral valgkomite har definisjonsmulighet, basert på kartleggingsarbeidet.
  • Sentral valgkomite skal innhente informasjon om vervenes arbeidsmengde og orientere kandidatene om dette. Kandidater skal motta kopi av relevante instrukser.
• Innstilling fra valgkomiteen skal foreligge før innkalling til møte hvor valg skal avholdes sendes ut.
  • Valgkomiteens innstilling skal være en del av innkallingen og sakslisten som sendes ut til alle årsmøtets utsendinger.
  • Om innstillingen ikke er enstemmig, skal dette komme fram av angivelse av stemmetall for de ulike forslag.
  • Innstilling fremlegges av leder i valgkomiteen, evt. stedfortreder, i årsmøtet.
  • Medlemmer i valgkomiteen har rett til å redegjøre for sine synspunkt og valgkomiteen har plikt til å besvare spørsmål fra årsmøtet. Valgkomiteen kan fremme endringer eller suppleringsforslag til sin innstilling i møtet, hvis dette er nødvendig for å ha en komplett innstilling.
• Valgkomiteer på ulike nivå i organisasjonen skal ha en dialog om aktuelle kandidater som vurderes til verv.
  • Sentral valgkomite skal ha kontakt med de regionale valgkomiteene, slik det foregår en gjensidig utveksling av informasjon og opplysninger om kandidater til de ulike verv i organisasjonen.
  • Sentral valgkomite skal bidra til å lære opp, og motivere, medlemmer i valgkomiteer på nivå 2 og 1 i deres arbeid.

Andre oppgaver:

• Fremme forslag om godtgjørelse og gjeldende vilkår for alle tillitsvalgt verv på samtlige nivå i organisasjonen jf. §26 s).
  • Fast godtgjørelse til tillitsvalgte.
  • Fraværsgodtgjørelse for tillitsvalgte.
  • Reise-, diett- og overnattingsgodtgjørelse for tillitsvalgte.
  • Annen kostnadsgodtgjørelse.

Særskilte oppgaver:

Leder i sentral valgkomite

• Kalle inn til møter i valgkomiteen.
• Lage agenda og lede møter.
• Delegere oppgaver og koordinere arbeidet blant valgkomiteens medlemmer.
• Sørge for at valgkomiteens arbeid følger vedtektene, instruks og samvirkeloven.
• Sørge for at valgkomiteen sitt arbeid er avsluttet slik at valgkomiteen sin innstilling kan følge innkalling.
• Orientere årsmøtet om valgkomiteens arbeid, og legge frem valgkomiteen innstilling. Herunder orientere årsmøtet om de ulike kandidaters motivasjon og målsetting for å stille til valg.
• Representere sentral valgkomite, sammen med nestleder, i konsernråd.
• Være kontaktpunkt for tillitsvalgte og administrasjon på vegne av valgkomiteen.

Arbeidsform:

• Valgkomiteen skal, som grunnlag for sitt arbeid, få seg forelagt en oversikt over hvilke tillitsverv som er på valg, samt en oversikt over gjeldende godtgjørelser for tillitsvalgte.
• Valgkomiteen forplikter seg til å skaffe seg all informasjon om hvilke kvalifikasjoner og egenskaper som er ønskelig for aktuelle kandidater til de ulike tillitsvervene.
• Valgkomiteen skal ha intervjuer med eksisterende tillitsvalgte på nivå 3 – både de som er på valg og de som ikke er på valg. Valgkomiteen vurderer om det er aktuelt å ha samtaler med ledere i arbeidsutvalgene, samt relevante stillinger i administrasjonen.
• Valgkomiteen skal innhente informasjon om vervenes arbeidsmengde og orientere aktuelle kandidater om dette. Kandidater skal motta kopi av relevante instrukser.
• Komiteen skal forvisse seg om at de foreslåtte kandidater er valgbare i henhold til gjeldende regler for valgbarhet, samt innhente informasjon om de aktuelle kandidatene er villige til å påta seg tillitsverv med de forventinger og forpliktelser som medfølger.
• Valgkomiteens innstilling bør, så langt det er mulig, være offentlig før regionrådsmøter i forkant av årsmøtet.