Instruks: KONTROLLKOMITE

Kontrollkomiteen er valgt av årsmøtet. Kontrollkomiteen skal på vegne av årsmøtet følge med på at konsernstyret og administrasjonen gjennomfører sine oppgaver i henhold til Nortura SA sine vedtekter, vedtak fattet av årsmøtet, og at det er i tråd med samvirkelovens §63. Kontrollkomiteen har ingen instruksjonsmyndighet, og rapporterer kun til årsmøtet.

Sammensetning:

Kontrollkomiteen består av tre eiervalgte medlemmer, som velges for 3 år. Leder av kontrollkomiteen velges av årsmøtet, blant de tre medlemmene. Det velges et varamedlem for 1 år om gangen. Kontrollkomiteens medlemmer kan ikke ha styreverv i foretaket eller foretakets datterselskaper. Kontrollkomiteen arbeider etter instruks fastsatt av årsmøtet.

Administrasjonen skal bistå kontrollkomiteen med sekretærhjelp, og sørge for relevant møteforberedelse og møtedokumentasjon.

Vedtektsfestede oppgaver

• Kontrollkomiteen skal påse at foretakets formål fremmes i overensstemmelse med vedtektene og de vedtak som gjøres av årsmøtet.
  • Kontrollkomiteens arbeid gjøres på vegne av årsmøtet.
  • Føre tilsyn med at konsernstyret og administrasjonen gjennomfører sine oppgaver i henhold til vedtektene og vedtak fattet av årsmøtet.
  • Kontrollere at vedtak er i samsvar med vedtatte strategier og budsjetter.
  • Kontrollere at det er etablert rutiner som sikrer at vedtak blir gjennomført og tilbakerapportert.
• Kontrollkomiteen skal avgi uttalelse til årsmøtet om konsernstyrets årsmelding og regnskap og om anvendelse av disponible midler.
  • Kontrollkomiteens uttalelse, årsberetning, skal sendes til alle årsmøtets utsendinger sammen med innkallingen.
  • Kontrollkomiteens medlemmer har møterett i årsmøtet.
  • Kontrollere at selskapets ledige midler er plassert på en betryggende måte.
  • Få forelagt oversikt over forsikringsavtaler, og påse at konsernets eiendeler og verdier er tilstrekkelig forsikret.
• Det skal føres protokoll fra møtene som underskrives av de frammøtte.

Særskilte oppgaver:

Leder i kontrollkomiteen

• Være møteleder i kontrollkomiteens møter.
• Være pådriver for at kontrollkomiteen gjennomfører sine oppgaver og at det er progresjon i arbeidet.
• Delegere oppgaver og aktuelle ansvarsområder mellom medlemmene i kontrollkomiteen.
• Være kontaktpunktet mellom komiteen og konsernstyret/administrasjon.
• Representere kontrollkomiteen i konsernråd.

Arbeidsform:

• Kontrollkomiteen skal starte arbeidsåret med å legge en plan for hvilke forhold ut over de vedtektsfestede oppgavene en anser som viktig å prioritere fram mot neste årsmøte.
• Årsmøtet kan gi kontrollkomiteen spesielle oppdrag eller pålegg utenom den fastsatte instruks.
• I spesielle tilfeller kan årsmøtets ordfører be kontrollkomiteen gjennomføre særskilte oppdrag når dette anses nødvendig. Slike oppdrag/pålegg må gis kontrollkomiteen skriftlig.
• Det skal holdes minimum 3 møter i året. Det skal fortrinnsvis gjennomføres digitale møter, men fysiske møter bør også gjennomføres for å bygge samhold og en god kultur i komiteen.
• Det skal føres protokoll fra møtene som underskrives av de frammøtte medlemmene i komiteen.
• Kontrollkomiteen har rett til å få seg forelagt protokollene fra årsmøter og konsernstyremøter og i selskaper der Nortura SA har en dominerende innflytelse.
• Komiteen skal ha tilgang til sakspapir og saksframlegg til konsernstyret.
• Komiteen skal ha adgang til vedtatte strategiplaner, handlingsplaner og budsjetter.
• Komiteen kan innhente informasjon fra styrets leder, revisor og fra Nortura SA sin administrasjon. Komiteen kan også innhente informasjon fra annen kompetanse om det er behov for det. Til ytterligere kontroll har komiteen rett til å få innsyn i den korrespondanse den anser nødvendig.
• Kontrollkomiteen skal ha et nært samarbeid med revisor og påse at revisjonens anmerkninger blir fulgt opp. Kopi av revisors rapporter skal oversendes kontrollkomiteen.
• Kontrollkomiteen kan i sitt arbeid bygge på de kontroller revisor har foretatt.
• Finner komiteen mangler, skal den straks melde fra til årsmøtets ordfører og styrelederen om dette.