Instruks: REGIONAL VALGKOMITE

Regional valgkomite skal overfor regionråd fremme forslag på kandidater til de ulike tillitsverv på nivå 2 i Nortura SA sin eierorganisasjon. Kandidater er eiere av et medlemsfortak, samt hustandsmedlem som deltar i drifta.

Sammensetning:

Regional valgkomite består av fem medlemmer, med en funksjonstid på tre år, samt ett varamedlem med funksjonstid på ett år. Leder og nestleder av valgkomiteen velges blant medlemmene, valgt av regionråd med funksjonstid på ett år.

Organisasjonsleder skal bistå valgkomiteen med sekretærhjelp, og sørge for relevant møteforberedelse og møtedokumentasjon.

Oppgaver

Vedtektsfestet oppgaver:

• Regional valgkomite består av fem medlemmer, og skal fremme forslag på kandidater til valg i regionråd jf. §24 (funksjonstid).
  • Leder av arbeidsutvalget (1 år).
  • Nestleder av arbeidsutvalget (1 år).
    • I de regionene der kalkunproduksjonen er til stede, bør valgkomiteen så langt det lar seg gjøre søke å innstille en kandidat som representerer denne produksjonen i arbeidsutvalget. I slike tilfeller bør nestleder også innstilles, basert på dyreslagsrepresentasjon.
  • Fem medlemmer basert på dyreslagsrepresentasjon til arbeidsutvalget (2 år).
    • Basert på de fem produksjonene: storfe, gris, småfe, egg, og fjørfekjøtt.
    • Der en eller flere produksjoner ikke er til stede i regionen, velges det medlemmer på fritt grunnlag.
    • I de regionene der kalkunproduksjonen er til stede, bør valgkomiteen så langt det lar seg gjøre søke å innstille en kandidat som representerer denne produksjonen i arbeidsutvalget. I slike tilfeller bør nestleder også innstilles basert på dyreslagsrepresentasjon.
  • Personlige varamedlemmer til dyreslagsrepresentantene (1 år).
    • Basert på de fem produksjonene: storfe, gris, småfe, egg, og fjørfekjøtt.
    • Der en eller flere produksjoner ikke er til stede i regionen, velges det varamedlemmer på fritt grunnlag.
  • Ungdomsrepresentant til arbeidsutvalget (2 år)
    • Kandidaten må være under 26 år på valgtidspunktet, og være engasjert i driften på et medlemsforetak.
    • Det må komme tydelig frem i innstillingen hvilket medlemsforetak ungdomsrepresentanten er tilknyttet.
  • Utsendinger til årsmøtet (1 år).
    • Arbeidsutvalget er årsmøteutsendinger (minimumsrepresentasjon fra regionen). Arbeidsutvalget utgjør 8 årsmøteutsendinger.
    • Antall årsmøteutsendinger er basert på § 17 Medlemsvalgtes representasjon.
  • Varautsendinger til årsmøtet (1 år).
    • Varautsendingene innstilles i nummerert orden.
    • Valgkomiteen innstiller på det antallet varautsendinger som de mener er hensiktsmessig.
  • Fem medlemmer til regional valgkomite (3 år).
    • Medlemmer i valgkomiteen kan ikke inneha vervet i mer enn en periode om gangen.
  • Leder og nestleder i regional valgkomite (1 år).
    • Velges blant medlemmene i regional valgkomite.
  • Varamedlem til regional valgkomite (1 år).
• Valgkomiteene skal vurdere kandidatenes egnethet til tillitsverv i konsernet, basert på leveranseforhold, geografisk spredning, kompetanse og dyreslag. Det er et mål at kandidatene skal reflektere den totale eiermassen i foretaket.
  • Overordnet er det kandidatenes totale egnethet som skal vektlegges høyest.
  • Regional valgkomite skal kartlegge og definere hvilke kvalifikasjoner som er ønskelig fra kandidater til de ulike vervene. Regional valgkomite har definisjonsmulighet, basert på kartleggingsarbeidet.
  • Regional valgkomite skal innhente informasjon om vervenes arbeidsmengde og orientere kandidatene om dette. Kandidater skal motta kopi av relevante instrukser.
• Innstilling fra valgkomiteen skal foreligge før innkalling til møte hvor valg skal avholdes sendes ut.
  • Valgkomiteens innstilling skal være en del av innkallingen og sakslisten som sendes ut til alle representanter i regionråd.
  • Om innstillingen ikke er enstemmig, skal dette komme fram av angivelse av stemmetall for de ulike forslag.
  • Innstilling fremlegges av leder i valgkomiteen, evt. stedfortreder, i regionråd.
  • Medlemmer i valgkomiteen har rett til å redegjøre for sine synspunkt og valgkomiteen har plikt til å besvare spørsmål fra regionråd. Valgkomiteen kan fremme endringer eller suppleringsforslag til sin innstilling i møtet, hvis dette er nødvendig for å ha en komplett innstilling.
• Valgkomiteer på ulike nivå i organisasjonen skal ha en dialog om aktuelle kandidater som vurderes til verv.
  • De år hvor regionen har representanter på valg i sentral valgkomite, skal regional valgkomite fremme aktuelle kandidater til den sentrale valgkomiteen.
  • Regional valgkomiteen skal ha kontakt med sentral valgkomite og valgkomiteene for kretsene, slik det foregår en gjensidig utveksling av informasjon og opplysninger om kandidater til de ulike verv i organisasjonen.
  • Regional valgkomiteen skal være en aktiv bidragsyter med innspill på aktuelle nåværende og fremtidig aktuelle kandidater til sentrale verv.
  • Regional valgkomiteen skal bidra til å lære opp, og motivere, medlemmer i valgkomiteer på nivå 1 i deres arbeid.

Særskilte oppgaver:

Leder i regional valgkomite

• Kalle inn til møter i valgkomiteen.
• Lage agenda og lede møter.
• Delegere oppgaver og koordinere arbeidet blant valgkomiteens medlemmer.
• Sørge for at valgkomiteens arbeid følger vedtektene og instruks.
• Sørge for at valgkomiteen sitt arbeid er avsluttet slik at valgkomiteen sin innstilling kan følge innkalling.
• Orientere regionråd om valgkomiteens arbeid, og legge frem valgkomiteen innstilling. Herunder orientere regionråd om de ulike kandidaters motivasjon og målsetting for å stille til valg.
• Representere regional valgkomite, sammen med resten av valgkomiteens medlemmer, i regionråd.
• Være kontaktpunkt for tillitsvalgte og administrasjon på vegne av valgkomiteen.

Arbeidsform:

• Valgkomiteen skal, som grunnlag for sitt arbeid, få seg forelagt en oversikt over hvilke tillitsverv som er på valg, samt en oversikt over gjeldende godtgjørelser for tillitsvalgte.
• Valgkomiteen forplikter seg til å skaffe seg all informasjon om hvilke kvalifikasjoner og egenskaper som er ønskelig for aktuelle kandidater til de ulike tillitsvervene.
• Valgkomiteen skal ha intervjuer med eksisterende tillitsvalgte på nivå 2 – både de som er på valg og de som ikke er på valg. Valgkomiteen vurderer om det er aktuelt å ha samtaler med medlemmet i konsernstyret som er kontaktperson for regionen, samt kretsledere.
• Valgkomiteen skal innhente informasjon om vervenes arbeidsmengde og orientere kandidatene om dette. Kandidater skal motta kopi av relevante instrukser.
• Komiteen skal forvisse seg om at de foreslåtte kandidater er valgbare i henhold til gjeldende regler for valgbarhet, samt innhente informasjon om aktuelle kandidatene er villige til å påta seg tillitsverv med de forventinger og forpliktelser som medfølger.
• Valgkomiteen bør legge til rette for at eksisterende tillitsvalgte kan ta standpunkt til om de stiller seg til disposisjon for gjenvalg etter høstens møte i regionrådet.
• Valgkomiteens innstilling bør så langt det er mulig være offentlig før eiermøtene i forkant av regionråd.